abril 26, 2020 4:00 pm

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Estimados miembros de la UGM y participantes de las reuniones anuales de la UGM:

De parte de la mesa directiva de la Unión Geofísica Mexicana (UGM) y el comité organizador de la Reunión Anual de la Unión Geofísica Mexicana 2020 (RAUGM 2020), esperamos que tanto ustedes como sus familias se encuentren sin ninguna afectación por cuenta de la compleja situación que afrontamos como sociedad. También deseamos que todos y todas estén sobrellevando sin mayores sobresaltos las medidas de protección para la contención de la pandemia.

El estado actual de desarrollo de la pandemia y los posibles escenarios futuros, generan gran incertidumbre respecto al tiempo y la forma como las actividades al aire libre y los eventos masivos retornarán a la normalidad. El cronograma de la RAUGM 2020, no ha sido ajeno a estas afectaciones y por tanto, hemos visto la necesidad de plantear los posibles escenarios bajo los cuales se llevará a cabo la celebración de la sexagésima edición de la RAUGM, del 1 al 6 de noviembre de 2020 en el Centro de Convenciones ExpoGuadalajara, Guadalajara, Jalisco. 

Dependiendo del progreso en la contención de la pandemia y de las disposiciones oficiales, hemos planteado los siguientes escenarios bajo los cuales la RAUGM se llevará a cabo en las mismas fechas ya establecidas: 

  1. Completamente en línea.
  2.  
  3. Presencial con una contribución importante en línea.
  4. Mayoritariamente presencial con algunas contribuciones en línea.

¿Qué pasaría en el Escenario 1?

En caso de que la UGM se vea en la necesidad de realizar la RAUGM2020 completamente en línea, el área con mayor afectación sería el área de exhibición de stands. Si se da ese escenario se abrirá una sesión especial para que los que quieran promocionar instrumentación y equipo, o publicaciones o prestación de servicios, puedan registrarse como ponentes en la RAUGM, ya que no habría opción de registro de stands. Trataremos de mover todas las demás actividades académicas, los concursos de conocimientos, y algunas de las actividades sociales en línea, en la medida de nuestras posibilidades.

En este esquema, la política de reembolsos de stands y patrocinios tanto para empresas como para la academia se ajustará de la siguiente manera para los expositores del área de exhibición:

1a) el 100% del pago de reservación de stand, o
1b) la transferencia de su pago para la reservación de un stand en la RAUGM2021, a precio de la RAUGM2020.

Los expositores que además deseen dar una ponencia en línea sobre especificaciones de sus productos o las capacidades de su empresa se podrán registrar en la sesión especial que se abra para ese fin, siguiendo el mismo proceso que las demás sesiones especiales de la RAUGM2020. Las instituciones académicas que deseen promocionar publicaciones o servicios podrán registrarse en esa misma sesión especial. En caso de que las instituciones deseen hacerle promoción a sus posgrados, entonces esto se realizará a través de la serie de webinarios de posgrados de la UGM.

¿Qué pasaría en los Escenario 2 y 3?

En este caso la UGM mantendrá los espacios de exhibición, así como las actividades sociales y los eventos al aire libre, teniendo siempre en cuenta las recomendaciones de las autoridades sanitarias. En este escenario los expositores pueden continuar con sus planes normales de participación a la RAUGM. Sin embargo, si deciden cancelar, cambiar de plan, o reducir el espacio reservado, deberán notificarlo por escrito a la mesa directiva de la UGM, con la siguiente política de rembolso:

2a) Se notifica una cancelación entre el 1 de enero y el 2 de septiembre de 2020: se regresará el 75% del pago total por cancelación.
2b) Se notifica un cambio de plan o reducción de espacio entre el 1 de enero y el 2 de septiembre de 2020: se regresará el 75% de la diferencia de costos entre el plan originalmente contratado y el nuevo plan.
2c) Se notifica después del 3 de septiembre: NO habrá reembolsos.

Sobre las fechas límite: Las fechas límite para reservación de stands tanto para empresas como para instituciones académicas se extenderán de la siguiente manera

Fecha de pronto pago:   5 de julio de 2020
Abono por reserva anticipada de Stand: 27 de mayo de 2020
Liquidación por reserva anticipada: 5 de julio de 2020
Envío de logos: 12 de julio de 2020
Registro de participantes y charla técnico/científica: 2 de agosto de 2020.
Se mantienen las fechas límite para propuestas de sesiones, y envío de resúmenes:
Propuestas de sesiones: 27 de mayo 2020
Envío de resúmenes: 28 de julio 2020
Se mantiene la fecha límite de pre-registro: 2 de septiembre de 2020

Seguiremos de cerca la evolución de la pandemia y tomaremos cualquier decisión con base en las disposiciones oficiales, la evidencia científica y priorizando siempre la salud y la seguridad de nuestros miembros y demás participantes que hacen posible la RAUGM, agradeciendo profundamente su apoyo para la realización de la reunión anual de este año

Para estar al tanto de cualquier actualización de la información, por favor consultar nuestras redes sociales y nuestra página web

Unión Geofísica Mexicana, A.C.

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On behalf of the Union Geofísica Mexicana A.C (UGM) board of directors and the organizing committee of the 2020 Unión Geofísica Mexicana Annual Meeting (RAUGM 2020), we hope you and your families are keeping safe and healthy. We also hope that all of you are handling as best as possible the measures for containing the pandemic.

Given the current pandemic status, there is uncertainty on the dates when the outside activities and large events are going to be allowed, and for long some sanitary restrictions may have to be maintained. Unfortunately, the planning of the RAUGM 2020 has not been unaffected by this uncertainty, and we have started considering the possible future scenarios, and adapting the conference according to them 

The RAUGM 2020 is still scheduled from November 1st to 6th in ExpoGuadalajara, Guadalajara, Jalisco, Mexico. However, depending on the progress on the contention of the pandemic, and the future authorities’ regulations, we have prepared three possible scenarios for the RAUGM sessions: 

  1. Completely online.
  2.  
  3. In-person with a significant contribution online.
  4. Mostly in-person with some contributions online.

What would happen in scenario 1?

If the RAUGM2020 is entirely online, the exhibitors area will be the most affected one. In the case of an online meeting, there will be a special session for exhibitors, but their registration will be as an ordinary attendee, as there will be no stand space available anymore. We will try to move all the usual academic and social activities as online events as much as possible.

Under this scenario, the reimbursement policy for stands and sponsorships in both academy and company will offer these two options:

1a) 100% reimbursement of the stand fee.
1b) The stand fee will be rolled over to a RAUGM2021 reservation, at the RAUGM2020 cost.

Besides, there will be a special online session for academy and company exhibitors. If the academic institutions want to promote their graduate programs, they can present them along the webinars organized by UGM throughout the year.

What would happen in scenarios 2 or 3?

The RAUGM will have an exhibition room, and all the social and outside activities will continue as planned, following the regulations of the health authorities. In this scenario, we will look forward to the participation of all the exhibitors. If, unfortunately, an exhibitor decides to withdraw its exhibition, a refund request must be submitted in writing no later than September 2nd. The policy will be as follow:

2a) 75% of the total payment reimbursement.
2b) If the request is for a stand plan change, 75% of the difference between the former and the new plan will be refunded. 
2c) After September 2nd, there will be no refunds.

About the deadlines We have extended the deadlines for stand reservations as follows: 

Early booking and first payment: May 27th, 2020.
Early booking complete payment: July 5th, 2020. 
Provision of Company Logo for marketing purposes: July 12th, 2020. 
Registration of the stand attendees and registration for the scientific talk: August 2nd, 2020. 
The deadline for pre-registration to the RAUGM2020 remains unchanged: September 2nd, 2020.
We will follow the pandemic evolution carefully, and any further decision will be made based on the health authorities’ regulations, the scientific evidence, and always prioritizing the safety of RAUGM attendees.

We sincerely appreciate your support in making the RAUGM 2020 possible.

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Unión Geofísica Mexicana, A.C.

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